Как оформить использование личного автомобиля в служебных целях и получить компенсацию?

Если вы устроились на работу в организацию, где вам предлагают использовать ваш личный автомобиль в служебных целях, перед вами естественно встанет вопрос, как правильно это должно быть оформлено.

Существует два способа оформления отношений работника и работодателя в отношении использования личного автомобиля для выполнения служебных задач. Обычно такие способы и применяют для оформления отношений. Итак, рассмотрим как оформить использование личного автомобиля в служебных целях и получить компенсацию?

• Если договор аренды не заключается, при этом организация использует личный автомобиль
• Организация заключает с работником договор аренды его личного автомобиля

Если договор аренды не заключается, при этом организация использует личный автомобиль

При этом способе, когда работник с ведома и согласия работодателя использует личный автомобиль в интересах работодателя, работник должен получать компенсацию и возмещение расходов. Размер компенсации и возмещения должен быть определен в соглашении между работодателем и работником.

Регулируя вопрос налогообложения и привязывая расходы на содержание служебного транспорта к прочим расходам, связанным с производством и реализацией, в соответствии с пп. 11 п. 1 ст. 264 НК РФ, Правительство РФ в своем Постановлении № 92 от 08 февраля 2001 г. установило следующие размеры ежемесячной компенсации:

• 1200 руб. в месяц для легковых автомобилей с рабочим объемом двигателя до 2 000 см3.
• 1500 руб. в месяц для легковых автомобилей с рабочим объемом двигателя свыше 2 000 см3.
• 600 руб. в месяц для мотоциклов.

Часто работодатель руководствуется данным постановлением для того, чтобы уменьшить свои расходы при уплате налогов на прибыль.

Чтобы оформить выплату компенсации, работник должен написать заявление, предварительно согласовав вопрос использования личного транспорта для выполнения служебных задач. В срок до 10 дней с момента получения соответствующего заявления работника решение о предоставлении работнику компенсации должно быть принято работодателем.

Размер компенсации в этом случае не должен превышать предельного размера компенсации за использование личного автомобиля, установленного п. 4 Правил, утвержденных Постановлением Правительства РФ № 563 от 02 июля 2013 г. и в Приложении к Постановлению:

• 2400 руб. в месяц для легковых автомобилей с рабочим объемом двигателя до 2 000 см3.
• 3000 руб. в месяц для легковых автомобилей с рабочим объемом двигателя свыше 2 000 см3.
• 1200 руб. в месяц для мотоциклов.

В заявлении на получение компенсации служащий должен указать сведения, обусловливающие необходимость использования личного автотранспорта исполнением определенных должностных обязанностей, а также периодичность использования транспорта в служебных целях (п. 2 Правил).

Заявление должно сопровождаться прилагаемой копией свидетельства о регистрации автомобиля.

Организация заключает с работником договор аренды его личного автомобиля

В случае оформления договора аренды может быть выбран один из двух вариантов: аренда с экипажем (ст. 632 ГК РФ) или аренда без экипажа (ст. 642 ГК РФ). Если автомобиль арендуется с экипажем, то собственник транспортного средства выполняет обязанности водителя, кроме того, техобслуживание автомобиля возлагается также на собственника. При этом в договоре аренды прописываются условия по оплате стоимости аренды, а также услуг по управлению транспортом.

Аренда без экипажа означает, что собственник полностью передает свой автомобиль в аренду работодателю, который нанимает водителя для осуществления обязанностей по управлению и техническому обслуживанию.

Согласно ст. 646 ГК РФ, арендатор, взявший в аренду автомобиль без экипажа, несет расходы, связанные со страхованием автомобиля, включая страхование ответственности ОСАГО, расходы, связанные с эксплуатацией автомобиля и расходы на его содержание. Исключение из этого правила может быть, если в договоре аренду указаны иные условия. При необходимости полис ОСАГО может быть оформлен на несколько человек.

Расходы по эксплуатации возмещаются собственнику, если они предусмотрены договором аренды и если они подтверждаются документально квитанциями, чеками, счет-фактурами и другими документами, подтверждающими расходы. Арендная плата, получаемая работником, относится к категории доходов, облагаемых НДФЛ по ставке 13%. При этом, согласно НК РФ (п. 3 ст. 217, п. 1 ст. 224, п. 1 ст. 226) и ТК РФ (ст. 188), не подлежат налогообложению компенсационные выплаты.